tudo o que você precisa saber
sobre administração de
condomínio.

Muitas pessoas têm vontade de iniciar o trabalho como síndico. Seja porque gostariam de tornar o condomínio em que moram um lugar melhor para viver, ou então estão querendo começar em uma nova carreira e trabalhar como síndico profissional. Principalmente este segundo caso está crescendo hoje no Brasil, o que marca o início de uma nova era para a administração de condomínios.

Tal novidade se dá, principalmente, pelo aumento da complexidade dos condomínios e o nível de exigência dos moradores para com o síndico. E para que essa demanda seja atendida, há a necessidade de uma preparação do síndico para lidar com tudo isso. Mas o que isso significa? Quer dizer que o síndico precisa ter uma visão voltada para servir os condôminos a fim de melhorar a convivência entre eles e, claro, valorizar o patrimônio.

Para facilitar a busca por esse objetivo, aposta-se na profissionalização e capacitação do síndico. Deste modo, ele tem o conhecimento sobre técnicas, ferramentas e tecnologias que lhe auxiliam dia a dia a execução das atividades do síndico de maneira mais eficiente e transparente.

A primeira coisa a se fazer é entender quais as atribuições de um síndico. O síndico é quem trabalha para manter a harmonia entre os moradores do condomínio. Legalmente, o trabalho de administração do condomínio é regulamentado pelo Código Civil brasileiro.

O mandato do síndico é de até dois anos, podendo ser renovado. É importante ressaltar que o síndico não precisa ser um morador e poderá ter remuneração para administrar o condomínio, mesmo sendo condômino. De acordo com a lei, é de dever do síndico:

Legislação em condomínio

Antes de anunciar a sua candidatura e/ou assumir como síndico, é fundamental conhecer a legislação do condomínio. A vida e a administração em condomínio são regidas por três níveis:

Regimento interno do condomínio

Quorum para aprovação: maioria simples dos presentes

O regimento interno do condomínio é um documento que faz parte da convenção e que tem como foco o cotidiano do condomínio. Seu objetivo é deixar claro as regras de convivência entre os moradores. É no regimento interno que encontra-se informações como sobre permissão para ter animais, local para bicicletas e uso das dependências comuns.

Para ser válido, o documento deve ser aprovado pela maioria simples dos presentes na reunião da assembleia.

Convenção do condomínio

Quorum para aprovação: ⅔ dos condôminos

A convenção do condomínio é o documento obrigatório que detalha as regras de acordo com a realidade de cada condomínio. A convenção do condomínio define:

• Quotas;
• Modo de pagamento dos condôminos;
• Fundo de reserva;
• Forma de administração;
• Competência das assembleias.

É neste documento que síndico, condôminos e moradores encontram o modelo de administração do condomínio. E caso esta for desrespeitada, deve se aplicar multa.

Visto a sua importância, sugere-se que o documento seja feito com um auxílio de advogado e ser registrada em cartório, após aprovada por 2/3 das frações ideais do condomínio.

Código Civil

O Código Civil é o instrumento superior a toda as outras leis do condomínio. Desde 2002, há 44 artigos que regulamentam a vida em condomínio, como casos de inadimplência e descumprimento de normas. O regimento e a convenção do condomínio devem ter o Código Civil como base.

Contudo, em caso de discordância, o que está no Código é o que predomina.

Importante dizer que antes da alteração do Código Civil em 2002, tinha-se a Lei do Condomínio (Lei nº4591/64). Até então ela tinha superioridade em comparação às outras medidas. E passou a ser secundária após a publicação dos artigos no Código Civil.

Qual o salário de um síndico?

O síndico possui uma série de obrigações para com a administração do condomínio. Por isso, em muitos casos, o condomínio estabelece um benefício para o morador que se dispõe a realizar a função de síndico. Neste caso, tal remuneração deve constar na convenção do condomínio. Mas, como cobrar para administrar um condomínio? Há diferentes maneiras:

O síndico profissional é considerado um prestador de serviços do condomínio e não há um piso salarial estabelecido.

Devido a esta abrangência, os valores acabam variando dependendo da cidade e região de atuação.

Contudo, há alguns fatores que devem ser levados em consideração para definição do salário do síndico profissional, como tamanho do condomínio, número de visitas por semana, áreas comuns.

Uma das obrigações do síndico diz respeito à parte financeira e fiscal do condomínio. Administração das finanças da comunidade envolve controlar o fluxo de caixa, gastos em manutenção, investimentos em melhorias, controle da inadimplência, até a prestação de contas e declarações dos tributos aos órgãos oficiais. Todas essas movimentações devem também ser monitoradas mensalmente pelo Conselho Fiscal.

Condomínios podem ser comparados a empresas: possuem CNPJ próprio, precisam manter suas contas em dia e também fazer declarações mensais e anuais à Receita Federal. Além disso, precisam de uma conta para armazenar seu dinheiro. O responsável pela gestão dos recursos e das contas é o síndico, muitas vezes auxiliado pelos serviços das administradoras de condomínio.

Onde está armazenado o fundo de reservas?

Geralmente, a administradora responsável pelo condomínio ocupa-se também da conta do mesmo. Nestes casos, as demandas financeiras passam pela administradora, que faz também o manejo das operações, conforme seus próprios prazos e disponibilidade, a partir de demandas do síndico.

Quais são as obrigações tributárias do condomínio?

DIRF

É a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Essa obrigação contábil tem a finalidade de fiscalizar o Imposto de Renda. Ela deve ser entregue uma vez por ano, sempre na segunda quinzena de fevereiro.

RAIS

Significa Relações Anuais de Informações Sociais. Assim sendo, o RAIS serve para fiscalizar as contratações feitas por condomínios e empresas no país. Segundo às normas, deve entregue ao Ministério do Trabalho anualmente, através do site do órgão.

E-Social

É um programa do governo federal que consolida o envio de informações pelo condomínio em relação aos seus funcionários celetistas. No plano TownSq Gestão Assistida, essas declarações estão inclusas na mensalidade.

Como realizar a gestão financeira do condomínio com autonomia?

Existem, por outro lado, outros modelos de gestão financeira do condomínio. O plano Gestão Assistida do aplicativo TownSq, por exemplo, oferece a cada comunidade uma conta exclusiva, cuja gestão permite a autonomia do condomínio, proporcionando liberdade e agilidade na administração dos recursos, com segurança e registro de cada movimento financeiro.

O plano Gestão Assistida do aplicativo TownSq, por exemplo, une a tecnologia que facilita a gestão financeira com o serviço de especialistas TownSq nas retenções de impostos e declarações fiscais. Os recursos disponibilizados no aplicativo trazem um serviço 100% digital, que equilibra um maior controle financeiro para os síndicos e uma maior transparência para os moradores e o Conselho Fiscal. Toda a facilidade tecnológica é somada ao serviço de acompanhamento ao síndico, visando o sucesso do seu resultado.

Ferramentas como essa garantem benefícios palpáveis para todos na comunidade, a exemplo da economia de dinheiro e de tempo para moradores e administradores do condomínio. Os condôminos e síndico tem acesso ao extrato da conta digital do condomínio, e esse último pode também fazer e autorizar transações, organizar pagamentos, receitas e acompanhar a situação fiscal. As operações são 100% digitais e em tempo real, tudo registrado pelo sistema, que gera flexibilidade no dia-a-dia, mantendo o registro de cada ação e autorização realizada. Já pensou em chegar ao final do mandato com sua prestação de contas pronta? Nossa solução pode te ajudar com isso.

A primeira ação do síndico do condomínio é compreender a situação atual e conhecer o ambiente de trabalho antes de sair por aí pensando no que fazer primeiro para melhorar a administração do condomínio.

Nesta primeira etapa como administrador do condomínio, é preciso:

Quem é a administração do condomínio?

Na maioria das vezes o síndico não está sozinho para fazer a administração do condomínio. De acordo com a lei, mais especificamente o Art. 1348 §2º,

Sendo assim, de maneira geral, o síndico conta com dois órgãos extremamente importantes:

• Conselho Fiscal;
• Administradora de condomínio.

O que é e o que faz um conselho fiscal de condomínio?

O conselho fiscal é um grupo formado por três pessoas com o objetivo de cuidar da parte da prestação de contas e acompanhar os gastos do condomínio. Mensalmente, o conselho acessa o documento de prestação de contas do condomínio e faz o seu parecer se os gastos apresentados são os mesmos aprovados em assembleia. O conselho fiscal também verifica se o dinheiro do condomínio está sendo investindo conforme combinado e se o responsável (síndico ou administradora) está pagando os tributos em dia.

Assim como o síndico, o conselho fiscal do condomínio deve ser escolhido por meio de votação em reunião de assembleia.

O que é e o que faz uma administradora de condomínio?

Administradora do condomínio é uma empresa, escolhida pelo síndico e ratificada pela maioria em assembleia, que é responsável pelos trâmites administrativos do condomínio.

É importante dizer que não há uma obrigação legal do condomínio em contratar uma empresa especializada para gerenciar tais atividades. O síndico pode fazer a administração do condomínio sem o auxílio de uma empresa terceirizada.

Escolhendo a administradora do condomínio

Visto que a administradora do condomínio é a empresa que é responsável pelos trâmites administrativos do condomínio, é importante fazer bem a escolha. Mas o que deve ser levado em conta na hora de definir a administradora que trabalhará ao lado do síndico?

Leve em consideração quais serviços são prestados pela administradora, como é o seu trabalho e como é feito o atendimento ao síndico e moradores. É claro, que estar entre os preços mais acessíveis é também importante, pois em muitos casos isso demonstra a capacidade operacional e a eficiência da empresa na prestação do serviço. Isso porque hoje, há empresas de administração de condomínios que utilizam de tecnologia para otimizar os processos de gestão do condomínio.

Uma vez que o síndico já tem conhecimento sobre a rotina do condomínio e da sua administração, é importante entender como o trabalho da administradora pode auxiliar e encaixar no dia-a-dia do síndico.

Para auxiliar o síndico nesta avaliação é preciso conhecer quais os serviços que geralmente são prestados por uma administradora de condomínios:

Serviços Essenciais:

• Gestão das finanças do condomínio;
• Controle da folha de pagamento de funcionários;
• Ajuda na organização da prestação de contas do condomínio;
• Emissão dos boletos das taxas condominiais;
• Cobrança de inadimplentes;
• Atualização do CNPJ do condomínio;
• Auxílio na declaração de obrigações fiscais e contábeis do condomínio.

Serviços Auxiliares:

• Auxílio na burocracia de questões jurídicas;
• Assessoria para reuniões de assembleia;
• Gestão e contratação de prestadores de serviços;
• Gestão dos equipamentos de segurança do condomínio;
• Controle de manutenções de equipamentos e estrutura do condomínio;
• Arquivamento de documentos.

Mas lembre-se, não é obrigatória a contratação de uma administradora para auxílio nestes serviços da administração do condomínio. O síndico deve avaliar as necessidades do condomínio, investimento financeiro e seu retorno para decidir se é preciso de uma empresa para lhe auxiliar nestes pontos da administração do condomínio.

Também é importante dizer que ao fechar com uma administradora de condomínio, você não precisa contratar todos estes serviços. Na maioria das empresas, é possível que você monte um pacote de serviços de acordo com a necessidade e realidade do condomínio.

Planejamento para administração do condomínio

Antes do síndico começar a colocar a mão na massa na administração do condomínio, é de extrema importância que ele faça um planejamento do condomínio. Em outras palavras, um plano das ações que levará a uma melhor administração do condomínio e consequentemente uma valorização do patrimônio e melhoria da qualidade de vida dos condôminos.

É interessante que o síndico compartilhe este planejamento e seus objetivos com os moradores para que eles possam acompanhar a evolução e participar da administração do condomínio. Além de uma gestão mais eficiente, o planejamento ajuda na organização da rotina do síndico e conselho fiscal do condomínio. Isso porque por meio do plano é possível identificar quais ações são mais importantes e devem ser priorizadas.

O ponto de partida do planejamento anual do condomínio é a sua situação atual. E para isso, o síndico deve escutar os moradores e compreender os principais anseios relacionados a vida em conjunto.

A partir das vontades da maioria dos condôminos, o síndico deve definir quais são os seus objetivos como administrador do condomínio. E só então, construir um calendário com as ações de acordo com suas prioridades. Lembrando sempre que é seu dever zelar e melhorar a vivência em conjunto.

Após apresentação do plano para os moradores, ele deve ser revisitado periodicamente. Isso permitirá que síndicos e moradores enxerguem a evolução da administração do condomínio. E no caso do síndico, consiga tomar ações corretivas o mais rápido possível para atingir seus objetivos.

Há alguns itens que, independente do objetivo da administração, não podem faltar no plano de administração do condomínio:

• Plano de obras e manutenções;
• Previsão orçamentária;
• Plano para administração financeira do condomínio;
• Comunicação no condomínio;
• Plano de melhoria da sustentabilidade do condomínio.

O síndico tem muitas tarefas referentes à administração do condomínio. Sem contar os diferentes problemas que surgem, que precisam ser controlados adicionando as demandas diárias dos moradores. Por isso, organização é fundamental para o síndico ter controle da administração do condomínio e não se perder em meio a tantas atividades. Entre as principais atividades que o síndico precisa ter controle e organizar de modo periódico estão:

Reuniões da Assembleia

A reunião de condomínio é quando o síndico pode apresentar os resultados da sua administração do condomínio e mostrar como o seu empenho está tornando o condomínio um local melhor para se viver. É também nas reuniões de assembleia que moradores, condôminos e gestão do condomínio se reúnem para discutir e tomar decisões sobre assuntos da vida em condomínio.

Reuniões da Assembleia

Existem três tipos de reuniões de assembleia:

Assembleia Geral Ordinária (AGO) - É a reunião que acontece obrigatoriamente uma vez ao ano. Em geral, o seu foco é apresentação e aprovação da prestação de contas e previsão orçamentária. Em alguns condomínios, é nesta reunião que é feita a eleição da administração do condomínio (síndico, subsíndico e conselho fiscal) e que são votadas alterações na convenção do condomínio.

Assembleia Geral Extraordinária (AGE) - São as reuniões convocadas para discutir e aprovar assuntos emergenciais e que não foram decididos na AGO.

Assembleia Geral de Instalação (AGI) - É a primeira reunião de assembleia do condomínio. Seu objetivo é estrear o condomínio. É neste momento que é feita a escolha da empresa do seguro condomínio e eleição do primeiro síndico.

Convocação de assembleia

É muito importante que o síndico se prepare para a reunião de condomínio e tome cuidado com a sua convocação para que a assembleia não corra risco de ser impugnada por deixar de seguir alguma das regras.

De acordo com o Código Civil, todos os condôminos têm que ser convocados para a reunião. Isso também se aplica para as assembleias convocadas por moradores. Caso isso aconteça no condomínio, é preciso que um quarto dos condôminos realizem a convocação por meio de um abaixo-assinado.

É fundamental que a carta de convocação para a reunião do condomínio tenha as informações básicas, como data, local, horário e pauta da reunião.

Em relação a este último item, é importante dizer que apenas poderão ser votados os assuntos que estiverem na convocação. Se no decorrer da assembleia aparecerem novas demandas, o síndico deve anotá-las e convocar um novo encontro para a discussão.

Quóruns de assembleias

O Código Civil brasileiro determina alguns quoruns mínimos para que determinadas decisões sejam aprovadas e aplicadas no condomínio. São elas:

Aprovação de prestação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico precisam de metade dos condôminos ou da fração ideal. Caso não seja atingido tal quórum, a votação pode ser decidida pela maioria dos presentes.

Alteração na convenção ou regimento interno do condomínio: exige um quórum maior que 2/3 dos condôminos.

Destituição do síndico: precisa ser aprovada pela maioria absoluta dos condôminos.

Ata de reunião de condomínio

A ata da assembleia é um item fundamental e que merece atenção do síndico. É o documento que reúne todas as decisões tomadas na reunião e que comprova o que foi decidido. Mas ao contrário do que muitos pensam, a sua redação é feita pelo secretário que é eleito no início da assembleia.

A ata de condomínio deve conter:

• Nome do condomínio;
• O tipo de assembleia (extraordinária ou ordinária);
• Data, hora, local;
• Nomes do presidente e do secretário de mesa;
• Lista de todos os presentes na reunião;
• Lista de pautas a serem tratadas;
• Resumo das decisões tomadas em assembleia;
• Informar se há quórum presente;
• Folha com assinatura de todos os condôminos presentes no momento;
• Assinatura do presidente e do secretário da mesa.

Após a reunião do condomínio, é indicado que o síndico ou administradora disponibilize o documento para que os moradores tenham acesso e possam fazer uma conferência. O envio, o seu prazo bem como a necessidade de registro em cartório estão estabelecidos na convenção do condomínio.

Reservas de áreas comuns

Comunicação, organização e transparência são extremamente necessários para evitar dores de cabeça na hora de fazer as reservas dos espaços comuns do condomínio, como salão de festas.

O ideal é ter apenas uma agenda para fazer as reservas e, se possível, centralizar o processo em apenas uma pessoa. Assim o síndico evita reservas duplicadas e mau entendidos.

Mas não é só no momento de fazer a marcação que utilização destes espaços podem trazer problemas. É interessante que o síndico elabore um termo de responsabilidade de uso dessas áreas para que o morador assine antes de usá-las.

Portaria

Sem o controle de entradas e saídas do condomínio, a segurança do empreendimento e dos moradores pode ser afetada. Por isso organizar um processo de autorização de visitantes e prestadores de serviços é fundamental.

O síndico precisa deixar claro para porteiros e moradores qual a função de quem trabalha ali e que não devem ter desvios de função afim de preservar a segurança condominial. Por isso, o síndico deve estar muito próximo dos porteiros, pois a portaria é a porta de entrada do condomínio. O foco de trabalho do porteiro deve ser na ordem do local, autorização de entradas e saídas e receber e organizar as encomendas e correspondências dos moradores.

É possível também investir na portaria do condomínio, utilizando a chamada portaria remota. Esta é uma opção em que não há um porteiro no local e a entrada e saída de visitantes são controladas por uma central por meio de câmeras de segurança instaladas no condomínio. Entretanto, antes de demitir os porteiros e fazer a troca para a portaria virtual, o síndico deve avaliar o perfil dos moradores e do condomínio para verificar se esta é uma alternativa que se encaixa para o seu caso.

Os custos mensais podem ser mais baixos do que manter uma portaria tradicional. Contudo, na maioria dos casos, é preciso fazer um alto investimento na instalação dos aparelhos necessários para o funcionamento da portaria remota.

Se por um lado há redução de custos, garantia de segurança e um serviço que funciona 24 horas por dia, a portaria remota também tem suas desvantagens. O sistema depende de energia elétrica e internet para funcionar. Caso haja queda de um destes, haverá falhas. Alguns condôminos, também, podem não se adaptar a tecnologia.

Sendo assim, é importante avaliar todos os pontos e levar a alternativa para discussão e votação da assembleia.

Escala de trabalho e férias dos funcionários

O síndico também atua como gestor de pessoas. Afinal, apesar de ser o responsável final por manter o condomínio em ordem, ele conta com uma equipe de funcionários para tal tarefa ser executada com excelência.

Mais do que verificar se os funcionários estão cumprindo com as suas funções, o síndico deve mantê-los informados sobre o que acontece no condomínio para evitar fofocas e boatos e também motivá-los para que executem suas tarefas cada vez melhor.

Em geral, a equipe de funcionários do condomínio é formada por:

• Zelador;
• Faxineiros;
• Vigiais;
• Porteiros;
• Auxiliar de serviços gerais.

É dever do síndico, como gestor dos funcionários, organizar e controlar as escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio. Isso significa que o síndico precisa ter conhecimento, sempre, dos horários e turnos de cada um dos funcionários do condomínio.

O síndico também é responsável pela coordenação das férias dos funcionários. Caso não haja organização, dois funcionários podem estar de férias ao mesmo tempo e impactar de modo negativo no dia a dia do condomínio. É possível compartilhar esta responsabilidade com a administradora do condomínio.

Segurança do condomínio

O crescente número de condomínios no Brasil se deve, também, a busca das pessoas por segurança. Porém, manter o condomínio seguro não é uma tarefa apenas do síndico. Isto depende também dos condôminos, funcionários e, claro, equipamentos de segurança.

Antes de sair investindo em tecnologias para melhorar a segurança do condomínio, o síndico deve trabalhar na educação dos moradores e funcionários quanto aos procedimentos que devem ser seguidos. Por exemplo:

• Esperar os portões fecharem antes de sair com o carro;
• Não dar a chave do condomínio para outras pessoas;
• Os porteiros devem sempre contatar o morador para autorizar a entrada de visitantes. Se ele não atender, não deve deixá-lo entrar.

Só depois de ter essas questões básicas definidas, é que a administração do condomínio deve investir em tecnologias para aprimorar a segurança. Entre os equipamentos mais comuns estão:

Câmeras de monitoramento

O síndico deve analisar os pontos cruciais onde serão instalados os equipamentos. É interessante que esta análise seja feita junto com uma empresa de segurança pois eles possuem mais conhecimento e experiência sobre o assunto. Estas devem ficar ligadas por 24horas e as imagens devem ser gravadas para que a administração do condomínio possa consultá-las sempre que julgar necessário.

Portões eletrônicos

Portões eletrônicos facilitam a entrada de moradores e visitantes ao condomínio. Utilizando esta opção, a entrada ao empreendimento se torna mais rápida e segura pois o porteiro não precisa se deslocar para abrir a porta.

Portaria remota

É um sistema que substitui os porteiros presenciais por funcionários que trabalham de modo remoto. Eles monitoram o condomínio 24 horas por meio de câmeras e conexão a internet.

Tags para entrada de moradores

As tags para entrada no condomínio funcionam como uma chave eletrônica em que o morador aproxima a tag de um sensor que fica ao lado da porta de acesso ao condomínio.

Cercas elétricas

A cerca elétrica funciona como uma barreira em todo o perímetro do condomínio que utiliza choque elétrico para evitar que animais e pessoas atravessem o limite estabelecido pela cerca.

Sistema de comunicação entre torres

Por meio de um sistema de comunicação entre os diferentes blocos do condomínio, é possível que um problema seja rapidamente comunicado para uma outra torre.

Caso o condomínio invista em mais de um desses equipamentos e serviços, é importante que o síndico verifique se há uma maneira de eles conversarem entre si. A integração entre eles é importante para fortalecer a segurança do condomínio.

Demonstrativo financeiro do condomínio

O síndico deve ter o controle da movimentação financeira do condomínio e por isso é preciso documentá-las dividindo despesas (fixas, variáveis e extras), receitas, saldo mensal e inadimplência. Dessa maneira, tudo estará organizado e centralizado em apenas um local facilitando na hora de fazer a prestação de contas anual obrigatória.

É notável que o síndico possui muitas tarefas e que administrar um condomínio exige muita responsabilidade. São diferentes processos, muitos detalhes a serem cuidados. Isso tudo sem contar as demandas dos moradores que aparecem no dia a dia.

Para conseguir fazer todas as tarefas em um tempo hábil é preciso agilidade e organização. E para isso, o ideal é que o síndico otimize alguns processos burocráticos, pois dessa forma ele consegue dar mais atenção às demandas dos moradores.

Para auxiliar o síndico a otimizar a administração do condomínio existem uma série de ferramentas, sistemas e aplicativos. Há sistemas pensados para a administração de condomínios. Um exemplo destes sistemas é o TownSq. Isso significa que o síndico centraliza toda a administração do condomínio em um único sistema que é pensado de acordo com as principais necessidades e a rotina de um condomínio.

Com um sistema para condomínio, é possível gerenciar atividades do condomínio, criar eventos para os moradores, circulares com avisos sobre o condomínio e se comunicar de maneira privada com os condôminos. Além das ferramentas de portaria e reservas de salão de festas em que é permitido configurar as dependências do condomínio de acordo com as regras do regimento interno e pré-autorizar seus convidados a entrarem no condomínio.

Independente da ferramenta ou sistema, o síndico deve estabelecer uma rotina para realização das suas atividades, com horários definidos para fazer cada uma de suas tarefas e replanejar os próximos passos da sua administração no condomínio. Mas com certeza o auxílio de tecnologias ou de ferramentas, como planilhas, farão o síndico ganhar mais tempo visto que atualmente a maior parte dos processos de administração do condomínio são manuais.